Come mantenere alta la produttività da casa: gli strumenti a supporto del lavoro da remoto

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Quanti sono i lavoratori italiani che hanno avuto accesso alle attività lavorative in smart working durante la quarantena?

Lo rivela il Ministero del Lavoro, con circa 1 milione e 800mila impiegati del settore privato, dei quali più di 1,6 milioni attivati in seguito alle norme anti-Covid.

Allo scadere del lockdown, il governo ribadisce l’esigenza di mantenere la modalità di lavoro da remoto, così come la possibilità di continuare ad applicare la modalità di lavoro smart anche in assenza degli accordi individuali. La gestione delle risorse umane post coronavirus sembrerebbe quindi destinata a proseguire in modalità agile. Uno studio che ha preso come campione circa 200 aziende, ha fatto luce sul fatto che, in tempi non sospetti, solo il 7% delle imprese optava per il lavoro a distanza, contro il 45% attuale, senza distinzioni tra aziende di piccole, medie o grandi dimensioni. Al termine del lockdown, il 66% delle aziende chiamate in causa ha risposto con l’intenzione di proseguire le attività lavorative da remoto. Fortunatamente, oggi, tecnologie e applicazioni lo permettono. Qual è il kit degli strumenti base per lo smart working?

L’A B C dello smart working

Sembra scontato, ma le tre cose fondamentali per lavorare da casa sono la connessione a internet, un computer e una VPN (Virtual Private Network) per la garanzia di privacy, funzionalità e sicurezza. Detto questo, lo step successivo è l’individuazione degli strumenti di lavoro che consentono di proseguire con le attività in modo ottimale, senza mettere a rischio la produttività.

Gli strumenti utili e gratuiti

Oltre alle iniziative ministeriali di solidarietà digitale, a cui hanno aderito molte aziende mettendo a disposizione dei servizi di connettività e non solo (qui il link all’iniziativa), per lo smart working esistono diverse soluzioni, tra cui:

  • Microsoft Teams: è un portale web gratuito che permette collaborare comunicando in maniera unificata mediante chat. All’interno di un gruppo, i partecipanti possono impostare i vari canali, ossia gli argomenti con cui si può comunicare senza l’utilizzo di e-mail o sms di gruppo, ai quali si può rispondere con immagini, Gif e contenuti personalizzati, condividendo le informazioni con la possibilità di archiviare i file e integrare app;
  • Google G-Suite: offerta in abbonamento da Google, la G Suite è un insieme di software e di tool per il cloud computing e la collaborazione. Inlcude le applicazioni Web di Google come Gmail, Google Drive, Hangouts Meet videoconferenza (250 partecipanti), Google Calendar, Google Documenti e ne consente l’utilizzo tramite una Suite unica. L’accesso è gratuito fino al mese di luglio 2020;
  • Uli (Utility Line Italia): è uno strumento pensato per garantire le comunicazioni efficaci faccia a faccia e la collaborazione tra colleghi e team di lavoro, indipendentemente da dove si trovino. La piattaforma di webmeeting professionale permette di lavorare da casa in tutta sicurezza, con una rete virtuale privata criptata (VPN) e 250 partecipanti al massimo per conferenza. Per accedere occorre solamente un browser e una connessione internet.

App e siti web utili

Tra le app e i portali che forniscono un valido supporto per il lavoro da remoto, vogliamo citare quelle secondo noi più efficaci.

Per le videochiamate

Tra i servizi più utilizzati per le videochiamate multiple di lavoro vi sono Zoom e Skype. Entrambe interessate da un vero e proprio boom di fruizioni, Skype e Zoom sono le migliori opzioni per videoconferenze. Skype è ampiamente nota, essendo un’app di chiamate e messaggistica istantanea di Microsoft. Skype è compatibile con Android e iOS, Windows, iPadOS, browser Web, Alexa e Xbox, non esiste piattaforma collegata alla rete che non sia in grado di eseguirla. L’app è fruibile mediante diversi piani di abbonamento, per chiamate a numeri mobili e fissi, mentre è completamente gratuita come app di messaggistica istantanea o per chiamate e videochiamate in rete. Skype può inoltre gestire fino a 50 partecipanti in una sola videochiamata, con possibilità di registrare le chiamate, inserire didascalie e sottotitoli, condividere file, ID chiamante, posta vocale, una modalità divisa di visualizzazione per gestire conversazioni separate, ecc.

Zoom è un’app dall’interfaccia molto semplice e anche il suo utilizzo è rapido e intuitivo. Per accedere alle videochiamate di gruppo non occorre avere una lista di contatti preformata, è sufficiente condividere l’ID della chat o il link dell’ambiente virtuale che ospiterà la videochiamata per ammettere fino a 100 partecipanti all’evento, nella versione free, con un massimo di 40 minuti di durata. Si possono inoltre regolare gli orari delle riunioni, selezionare più host, condividere schermo, immagini, contenuti e di registrare la videochiamata. Con i piani a pagamento si possono includere fino a 1.000 utenti in una singola videochiamata e sullo schermo possono comparire fino a 49 videochiamate simultaneamente.

Per l’informazione quotidiana

Per chiunque abbia l’esigenza di mantenersi aggiornato sull’informazione giornalistica italiana ed estera, la piattaforma di Simul News offre la possibilità di consultare più quotidiani e riviste mediante un unico abbonamento al sito. L’edicola online offre uno strumento avanzato per la consultazione rapida delle notizie per gli addetti alla rassegna stampa di quotidiani e riviste, ovvero un sistema di alert avvisa giornalmente gli abbonati al servizio nel caso uno dei giornali pubblicasse articoli sui temi di proprio interesse. Gli alert possono essere impostati per termini di ricerca di ogni genere. In più, i giornali e le riviste saranno consultabili mediante un software sfogliatore con elevate performance di lettura. Utile per le aziende il cui business dipende anche dall’informazione, l’edicola digitale di Simul News offre una gamma di funzioni come il salvataggio degli articoli in formato .pdf e .jpg.

Per scannerizzare e stampare i documenti

Office Lens è un’applicazione della Microsoft che permette di scannerizzare i documenti di testo stampati, così come le note scritte su lavagne. I file ottenuti con la scansione possono essere convertiti in PDF, Word, PowerPoint, OneNote e OneDrive, secondo le singole esigenze e aperti direttamente nelle altre app, basta scegliere la modalità tra Foto, Documento, Lavagna e Biglietto da visita, in modo da visualizzare l’immagine nel modo ottimale. Tra le opzioni consentite è possibile modificare l’immagine per ottenere l’aspetto desiderato, per poi salvarla.

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